Una de las tareas fundamentales dentro del equipo de gestión de una planta de fabricación o de cualquier empresa en general, es hacer un correcto seguimiento de las tareas y acciones que se han ido planteando en las distintas reuniones de equipo, de departamento, de proyecto…
Para hacer este seguimiento de acciones suelo utilizar un archivo como el que podéis ver en la imagen y que podéis descargar aqui. Es un archivo bastante sencillo, pero que nos permite de una manera clara hacer un seguimiento de las observaciones o mejoras planteadas en la reunión así como de las acciones que se han decidido realizar, ya sean de seguimiento o correctivas, indicando también el responsable de esa acción en concreto y las fechas en las que se desarrolla la acción. Además mediante un PDCA podemos hacernos una idea rápidamente, de una manera gráfica del estatus de la acción.
Usualmente es el responsable del proyecto, departamento, equipo… el que en la reunión de seguimiento del listado de puntos abiertos, lleva la voz cantante para comentar el estatus de las acciones planteadas. Una vez finalizada la reunión, y actualizado el listado en base a los comentarios de la misma, se procede al reparto de la LOP a todo el personal que se considere oportuno. Los responsables de cada una de las acciones serán los que tendrán que ir impulsando la ejecución de las mismas e informar del estado actualizado de la acción en la siguiente reunión.
Desde mi punto de vista, es muy importante hacer una matización. Cuando se habla de responsable de una acción, no significa que deba de ser el ejecutor de esa acción, sino que el responsable de una acción es el impulsor de la misma y deberá de poner los medios necesarios para poder llevarla a cabo, pero repito, aunque en ocasiones el responsable pueda ser el ejecutor final de la tarea, aquí se debería definir quién debe de impulsar la acción o tarea a realizar.
Siempre estaré agradecido a Angel por este archivo, que he aplicado y sigo haciéndolo en mi vida profesional, tanto dentro como fuera de España. Un gran profesional es Ángel sin duda, fue un buen jefe y alguien en quien confiaría para cualquier proyecto empresarial. Un saludo y me gustaría retomar ese contacto perdido
Hola Raimundo
Agradecido por tus palabras. Yo sigo usando un formato que me enseñaste tú y que aplico en las reuniones para hacer una especie de acta personal de la reunión con los puntos tratados y las acciones posteriores a desarrollar. Ahora estoy en Albacete. A mi tambien me gustaria retomar ese contacto perdido. No se por donde estas ahora, pero el dia que vengas por Albacete, un almuerzo lo tienes seguro.