La herramienta kanban. Implementación y reglas

La semana pasada, hablábamos en este mismo blog de la herramienta kanban. Se daban unas nociones básicas de que es esta herramienta, que objetivos tiene y las ventajas de su implementación.

En el post de hoy vamos a describir cuales son los pasos que se han de seguir para implementar esta herramienta, así como cuales son las conocidas como reglas del kanban (que ya fueron enumeradas) y que son necesarias para que la herramienta kanban se pueda implementar correctamente.

La herramienta kanban se suele implementar en 4 fases:

• Fase 1: Diseño del sistema kanban que vamos a utilizar. Formación del personal que va a utilizar esta herramienta a diario para que conozca sus ventajas y se genere la concienciación del personal de la necesidad de usarlo. La formación de estos operarios debe de ser continua. Se van a necesitar operarios polivalentes, identificados con el trabajo en equipo y con las mejoras a implantar en la empresa. Hay que tener en cuenta que el personal va a trabajar con una presión mayor porque vamos a tener unos inventarios menores y unos tiempos de producción mas ajustados.
• Fase 2: La herramienta kanban se suele implementar en aquellas líneas de producción que tienen mas actividad y por tanto en las que se generan mas problemas. Cambien la podemos implantar en aquellas líneas de producción que consideramos estratégicas y en las que los errores o retrasos sean críticos. Implementando así la herramienta es mas fácil que resalten los problemas escondidos.
• Fase 3: Se implementa la herramienta kanban en el resto de líneas de producción. Es muy importante tener en cuenta las opiniones de los operarios porque son ellos los que mejor conocen como está funcionando el sistema.
• Fase 4: Revisar la herramienta en cada una de las líneas de producción de manera continua para ir aprendiendo y mejorando. Se debe de revisar que no se están realizando trabajos fuera de la secuencia marcada, los tiempos entre un proceso y otro así como los niveles de inventario.

Para implementar la herramienta kanban de una manera correcta se deben de seguir unas reglas que describimos a continuación.

• Regla 1: No se deben de enviar productos defectuosos a los procesos siguientes. La razón parece clara, productos defectuosos tienen unos costes de materiales, máquina, mano de obra… que no vamos a poder vender. Una vez encontrado un defecto se deben de tomar las medidas necesarias para evitar que el defecto se vuelva a repetir.
• Regla 2: Los procesos siguientes solo requerirán «lo necesario» del proceso anterior. El proceso siguiente le pide al proceso anterior solo el material que va a necesitar en su cantidad justa y en el momento que lo va a necesitar. Es importante resaltar esto último, no se trata de suministrar, sino de pedir. Las decisiones de pedir las toman los procesos siguientes y se requerirá el material con el uso de las tarjetas kanban.
• Regla 3: Solo se debe de producir la cantidad que requiere el proceso siguiente. Vamos a restringir la producción a lo solicitado y lo vamos a fabricar cuando nos llegue la solicitud. Con esto estamos minimizando los inventarios.
• Regla 4: Es necesario optimizar la producción, hacer un buen balanceo de la misma. Debemos de tener el objetivo de producir solo la cantidad necesaria para los procesos siguientes. Por tanto es necesario que material y maquinaria estén listos para producir cuando sea necesario y en las cantidades solicitadas.
• Regla 5: Se debe de tener en cuenta que la herramienta kanban sirve para evitar especulaciones. Esto significa que las especulaciones respecto a si el proceso siguiente va a necesitar o no mas material, o hay que entregarlo un poco antes o un poco después, las eliminamos porque solo se va a suministrar lo necesario y cuando sea necesario, en función de lo que indique el kanban. De ahí la importancia de un buen balanceo de la producción como hemos comentado en el punto anterior.
• Regla 6: El trabajo debe de estar estandarizado y racionalizado. Cuando no tenemos el trabajo estandarizado, tenemos piezas defectuosas, que, como hemos comentado antes, no podemos vender.