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Sobre un inventario en una pequeña fábrica

Hace unos días, me pidieron que fuese a una pequeña fábrica para ver como hacían el inventario de materias primas y producto acabado que tenían planificado Al parecer tenían muchos problemas de descuadres entre las cantidades que se contaban en los inventarios y las cantidades que indicaba el sistema informático. Tengo que decir que después de ver como se realizaba el conteo en el inventario los descuadres no eran de extrañar.

No es que sea un grandísimo especialista en la realización de inventarios, pero si que he colaborado y dirigido unos cuantos a lo largo de mi carrera profesional. La colaboración principal con esta empresa es para otro proyecto, pero también trataremos de mejorar la forma de realizar los inventarios, implantando una metodología con el objetivo poner las acciones necesarias para realizar los inventarios de la mejor manera posible de manera que los errores en los conteos se minimicen.

A continuación voy a describir como se estaba realizando el inventario y posteriormente comentaré cuales son las primeras medidas correctoras (básicas por otra parte) que se propusieron en base a mi experiencia, de manera que en los futuros inventarios que se realicen en la empresa, se tenga un mínimo de seguridad que el trabajo se ha realizado de manera correcta.

Para empezar y como primer grave error, el personal que estaba realizando el inventario, no ha recibido ninguna formación ni explicación respecto a la realización de inventarios, y tampoco han reclamado esa formación o esas explicaciones, de hecho, uno de los trabajadores lo describía diciendo “si un inventario solo es contar y apuntar lo que cuentas en un listado, para eso no hay que estudiar”. Así es, le dije, para hacer un inventario no hace falta estudiar, pero si que tenemos que tener una metodología para la realización de los inventarios. Con esa metodología, vamos a reducir e incluso eliminar los errores actuales en los inventarios. Evidentemente tampoco se hacía una reunión previa al inventario para poder prepararlo.

En esta fábrica el inventario de materias primas y el de producto acabado lo realizaban dos personas, una de ellas dedicada a materias primas y las otra a producto terminado. De esta manera, la persona que realizaba el conteo en la zona de materias primas, además de hacer el conteo físico, también realizaba las anotaciones en el listado informático. Ídem con la persona que realizaba el conteo en la zona de producto terminado. Una vez realizado el conteo por cada una de ellas se daba por finalizado y solo se volvía a comprobar las cantidades de materia prima o producto terminado, que tenían un importante descuadre entre la cantidad que se había contado y la cantidad que indicaba el sistema informático, y con el agravante que las comprobaciones entre las cantidades contadas y las marcadas por el sistema informático no se realizaban al finalizar el inventario, sino que podía trascurrir al menos un día hasta que se hiciese la comprobación cantidad contada vs cantidad sistema informático.

Inventario

Otro error que se estaba cometiendo era que no se marcaban de ninguna manera las materias primas o producto terminado que se estaba contando. Esto quiere decir que alguna de las cajas o pallets de alguna de las materias primas o producto terminado, podía ser contada mas de una vez o no ser contada.

También merece la pena ser nombrado un error común que consiste en no comprobar si todas las cajas que se están contando están cerradas. Es decir, un pallet con 10 cajas de 10 unidades cada una recepcionado del proveedor que estaba en la estantería, se contaba como 100 unidades para el inventario, sin comprobar si alguna de las cajas de ese pallet había sido abierta y utilizado algunas de las unidades que contenía y por tanto la cantidad real del pallet ya no eran las 100 unidades contadas.

Como último error que comentar, para no extenderme mucho mas, era que no había una sistemática de conteo de las materias primas o producto terminado. Es decir, una materia prima del almacén se podía contar de derecha a izquierda, de arriba hacia abajo y de fuera adentro, y la siguiente contarla de izquierda a derecha, y de abajo hacia arriba

Para finalizar, un rápido resumen de las primeras medidas implantadas para la realización de inventarios en esta empresa:

  • Previo al inventario hacer una pequeña formación con el personal involucrado en el inventario, para explicarles que es un inventario, en que consiste y cual es su utilidad.
  • Previo a cada inventario se realiza una reunión con el personal involucrado en el mismo para repasar la metodología a seguir y definir los equipos de trabajo
  • Se nombraron dos equipos de trabajo de dos personas para materias primas y de manera similar para producto terminado. En cada uno de los equipos hay una persona que cuenta las materias primas o el producto terminado y otra que anota las cantidades en los listados que se han sacado del listado informático (siempre sin valores).
  • Se facilitaron etiquetas de colores a cada uno de los equipos de manera que cada vez que se contaba una ubicación o materia prima o producto terminado, se le pusiese una etiqueta identificativa de material inventariado (colores distintos para distintos equipos)
  • Al finalizar el inventario de la parte asignada a cada equipo, una tercera persona revisaba los listados de materias primas (otra tercera persona lo hacía de producto terminado) de los dos equipos que habían realizado el conteo. En los casos en que hubiese discrepancias entre las cantidades contadas por los dos equipos en alguna de las referencias, se volvía hacer un conteo de esa referencia. Esa tercera persona es la que preparaba el listado final de inventario que se entregaba en administración, y aquí es donde se hacía la comprobación con las cantidades indicadas en el sistema informático. Esta comprobación se hacía inmediatamente y a continuación se realizaban los ajustes necesarios en el sistema informático, para que en el momento de volver a comenzar el trabajo en la fábrica, las cantidades marcadas por el sistema informático fuesen las contadas en el inventario.
  • Se indicó al personal que toda caja que estuviese abierta (o con signos de haber estado abierta) se debería de contar su contenido interior.
  • Se implantó una metodología de conteo para hacerlos siempre de la misma manera, de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de dentro hacia afuera

Con estas primeras acciones implantadas y dejándolas plasmadas en un procedimiento de inventario, los dos inventarios realizados hasta la fecha apenas han tenido descuadres significativos, aquí hay que destacar que el personal se ha involucrado mucho mas a la hora de realizar el inventario tanto porque saben lo que están haciendo, como porque saben cual es la importancia del inventario.

De todas maneras queda mucho por mejorar y cada inventario realizado saldrán nuevas acciones que se pondrán en marcha e ir mejorando continuamente.

Angel Antonio Romero

Soy Ingeniero Técnico Industrial

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