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Herramienta 8D

Continuando con la serie de post relativos a las herramientas utilizadas para la resolución de problemas, hoy toca hablar de la herramienta 8D conocida también como 8 Disciplinas.

La herramienta 8D es una metodología utilizada principalmente cuando una empresa tiene que trabajar en problemas de calidad y lo tiene que hacer de una manera estructurada. Esta herramienta es la guía que deben de seguir los equipos a través de sus 8 pasos que van desde la identificación del problema hasta la implementación de soluciones que perduren en el tiempo previendo la recurrencia del problema. Indicar también que el origen de la implementación de esta herramienta viene de Ford.

Se hace a continuación una pequeña introducción a cada una de las 8 Disciplinas (8D)

  • D1: Establecer el equipo. Es necesario formar un equipo multidisciplinar con el conocimiento, autoridad y experiencia necesaria para poder «trabajar» en el problema. Lo ideal es que esté formado por diferentes departamentos y niveles de la empresa, con el objetivo de tener una visión lo mas amplía del problema a «trabajar».
  • D2: Describir el problema. Se debe definir el problema de una manera lo mas detallada posible por parte del equipo de trabajo. Cuantificar el problema describiendo el impacto que va a tener en términos operativos y financieros así como especificar la ubicación del mismo, son tareas fundamentales de este punto. Que la descripción del problema sea clara nos ayuda tanto en el enfoque de los esfuerzos como en sentar las bases que nos permitan medir los progresos.
  • D3: Implementar y verificar acciones contenidas. Aquí se tiene como objetivo el tomar acciones para contener el problema de manera inmediata con el fin que no se expanda. Dejemos claro que estas acciones son temporales y no nos van atajar la causa raíz del problema, pero son necesarias para mitigar los efectos del problema mientras el equipo trabaja en una solución permanente. Ni que decir tiene que la documentación y verificación de estas acciones es clave para tener asegurada su efectividad.
  • D4: Identificar la causa raíz y punto de escape. Esta disciplina tiene como objetivo no solo la identificación de la causa raíz, también la identificación del punto del proceso en el que el problema debería haber sido detectado pero no lo fue (conocido como punto de escape). La utilización en esta fase de otras herramientas como «los 5 por qué» o el diagrama de Ishikawa es frecuente. Vital importancia tiene trabajar hasta la detección de la causa raíz del problema.
  • D5: Desarrollar y verificar acciones correctivas. Con la causa raíz identificada, el trabajo del equipo consiste en el desarrollo de acciones correctivas con  la finalidad de eliminar el problema de manera permanente. Es necesario que se verifiquen las acciones planteadas para asegurar que están resolviendo el problema y no están creando problemas nuevos. Todas las acciones correctivas planteadas deben de ser documentadas y expuestas de manera clara a todas las partes interesadas.
  • D6: Implementar acciones correctivas y preventivas. En esta fase se van a implementar en el proceso las acciones correctivas que se han desarrollado en D5. Va a ser necesario también en esta fase establecer acciones preventivas con la finalidad que el problema vuelva a suceder. El trabajo de esta fase puede implicar cambios en procedimientos, formación del personal, utilización de nuevas herramientas o sistemas en el proceso…
  • D7: Prevenir la recurrencia. Esta fase tiene como objetivo asegurar que el problema no vuelve a ocurrir. Se incluye por tanto, actualizar los procedimientos operativos estándar, modificación de procesos, que las lecciones aprendidas sean implantadas en la nueva sistemática de trabajo. La prevención de la recurrencia es clave para la mejora continua y la sostenibilidad de las soluciones que se han implementado.
  • D8: Felicitar al equipo. Esta última disciplina reconoce la importancia del esfuerzo del equipo. Es fundamental felicitar y reconocer el trabajo del equipo, no solo por la motivación de los componentes del equipo, también por el refuerzo de la cultura de la resolución de problemas dentro de la empresa. Es conocido que celebrar los logros en equipo va a contribuir al desarrollo de un entorno de trabajo positivo y tener a los equipos dispuestos para abordar nuevos retos futuros.

La utilización de la metodología 8D en las empresas tiene beneficios. Algunos de ellos se exponen a continuación:

  1. Soluciones duraderas y efectivas. El enfoque de la metodología 8D en la identificación y eliminación de la causa raíz de los problemas, en lugar de solo los síntomas, va a traer consigo que las soluciones implementadas sean duraderas y efectivas, lo que va a reducir la probabilidad de recurrencia del problema.
  2. Mejora continua. La metodología 8D va a ayudar a fomentar la cultura de mejora continua en la organización. Cada problema resuelto es un aprendizaje para solucionar futuros problemas, lo que ayuda a la empresa a evolucionar en la mejora de sus procesos y productos.
  3. Enfoque estructurado y sistemático. El proceso 8D va a proporcionar un enfoque estructurado y sistemático para la resolución de problemas. Esto asegurará que todos los aspectos del problema se aborden de manera ordenada y que no se omitan pasos importantes. El aplicar un enfoque sistemático también facilita la documentación y el seguimiento del progreso de la resolución del problema, lo que es vital para la gestión efectiva de la calidad.
  4. Trabajo en equipo y colaboración. La metodología 8D requiere la formación de equipos multidisciplinares, por tanto se va a fomentar la colaboración y el trabajo en equipo y se aprovechará una amplia gama de conocimientos y perspectivas que va a enriquecer el proceso de la resolución de problemas, promoviendo el sentido de propiedad y responsabilidad compartida.
  5. Prevención de problemas futuros. Un componente clave de la metodología 8D es la implementación de acciones preventivas para evitar la recurrencia del problema. La actualización de procedimientos operativos, la formación del personal y la modificación de sistemas y herramientas, ayudará a las empresas a prevenir problemas futuros, mejorando la fiabilidad y calidad de sus operaciones.
  6. Mejora de la calidad del producto. La aplicación de la metodología 8D conduce a una mejora significativa en la calidad del producto. Al resolver problemas de calidad de manera efectiva y prevenir su recurrencia, se van a reducir las tasas de defectos y se mejora la satisfacción del cliente. Como resultado final se puede tener una mejor reputación de la marca y una mayor competitividad en el mercado.
  7. Reducción de costes. La resolución efectiva de problemas y la prevención de su recurrencia también pueden llevar a una reducción significativa de costos. Menos problemas y defectos significan menos desperdicio, menos reprocesamiento y menos recursos dedicados a solucionar esos problemas recurrentes. Esto se traduce en una mayor eficiencia operativa y por tanto una mejor utilización de los recursos de la empresa.

Como resumen podemos decir que la metodología 8D nos va a ofrecer un enfoque robusto y efectivo para resolver los problemas en nuestra industria. Sus numerosos beneficios hacen de 8D una herramienta indispensable que para empresas que quieran ser competitivas en el mercado actual. La adopción de esta metodología no solo ayudará a resolver problemas actuales, sino que también ayudará a resolver problemas futuros de la empresa.

Angel Antonio Romero

Soy Ingeniero Técnico Industrial

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