Finalizamos con esta entrada la serie de post dedicados al ciclo S&OP. En esta ocasión vamos a hablar de la última fase del ciclo S&OP que es la reunión ejecutiva y la toma de decisiones.
Es en esta fase donde los responsables de la organización se reúnen para revisar tanto las recomendaciones finales de los planes de demanda y los planes de oferta, así como las acciones que se han propuesto para poder resolver las posibles discrepancias. Se considera que esta etapa es crítica ya que es la que tiene que asegurar la alineación estratégica y la asignación de los recursos necesarios para poder cumplir con los objetivos planteados por la empresa. El proceso a seguir es el siguiente.
- Preparación de la reunión ejecutiva. Antes de la reunión, es básico que todos los análisis, datos, recomendaciones… estén correctamente preparados y presentados, de forma clara y concisa. Aquí se van a incluir resúmenes ejecutivos de los planes de demanda y oferta, identificación de las desviaciones mas importantes, las opciones de ajuste evaluadas y los planes de acción propuestos. Además se deberían preparar análisis del impacto tanto financiero como operativo que nos apoyen con las recomendaciones.
- Participantes clave. En la reunión deben de estar presentes los responsables ejecutivos de la empresa, habitualmente CEO, CFO, COO, directores de ventas y marketing y cadena de suministro. El que estén presentes estos responsables va a asegurar que las decisiones que se tomen van a estar alineadas en todo momento con la planificación estratégica de la empresa, además de tener un compromiso desde la alta dirección de la implementación de las acciones acordadas.
- Revisión de los planes de demanda y oferta. La reunión tiene que comenzar con la revisión de los planes de oferta y demanda, conociendo las tendencias, riesgos y las oportunidades que se han identificado durante las fases anteriores del ciclo S&OP. El motivo de hacer esta revisión al inicio nos proporciona un contexto básico para la toma de decisiones y nos va a asegurar que todos los participantes tengan una misma compresión de la situación actual
- Discusión de desviaciones y opciones de ajuste. Después se pasan a discutir las desviaciones entre los planes de demanda y la oferta, es entonces cuando se presentan las opciones de ajuste que se han evaluado. La discusión tiene que ser colaborativa (como deben de ser todas las discusiones en la empresa), de manera que los responsables de cada área puedan aportar sus opiniones y consideraciones. El objetivo aquí es llegar a un consenso respecto a las acciones mas efectivas para resolver las desviaciones detectadas y el aprovechamiento de las oportunidades.
- Toma de decisiones estratégicas. Se deben de tomar las decisiones estratégicas respecto a como ajustar los planes de oferta y demanda, incluyendo cambios en la producción, los ajustes de inventario, las estrategias de gestión de la demanda y toda acción necesaria para la mejora de la cadena de suministro. También se toman las decisiones respecto a la asignación de recursos, donde se invierte el capital y que cambios estratégicos son necesarios de cara a apoyar los planes acordados.
- Compromiso y asignación de responsabilidades. Con las decisiones tomadas, el compromiso de los responsables ejecutivos para la implementación de las acciones es básico. Aquí se incluye la asignación de responsabilidades específicas para la ejecución de los planes de acción, la definición de cronogramas y la implementación de KPIs (habitualmente en un cuadro de mando integral) de cara a hacer seguimiento de la evolución que estamos teniendo.
- Comunicación y ejecución. Finalizada la reunión, los planes de acción que se han acordado así como cualquier otra decisión, deben de comunicarse claramente en la organización. Es importante trasmitir que todos los niveles de la jerarquía de la empresa tienen que contribuir a la ejecución de los planes.
- Revisión y ajuste continuo. La fase de la reunión ejecutiva no la podemos entender como un evento único, la debemos de entender como un proceso continuo de revisión y ajuste. Las decisiones que se han tomado deben de revisarse de manera periódica en siguientes reuniones de S&OP con el fin de asegurarnos que siguen siendo relevantes y están siendo efectivas ante eventuales cambios en el mercado o en la estrategia de la empresa.
Como resumen final, decir que esta fase que se ha expuesto aquí es básica para el éxito del ciclo S&OP con el fin que las estrategias de demanda y oferta siempre estén alineadas con los objetivos estratégicos de la empresa.
