La pregunta ¿por qué? es la base de una herramienta muy poderosa para el análisis conocida como «los 5 por qué», que si se utiliza de una manera correcta, nos puede ayudar a llegar a la causa raíz de casi cualquier problema, permitiendo a las empresas tomar las medidas correctivas necesarias. Esta sencilla pregunta, nos la hacemos en cualquier proceso de mejora de la calidad y la eficiencia tanto en la industria de fabricación como en los servicios. En este post se va a desarrollar en que consiste esta herramienta, cuando la debemos utilizar y como se debe de aplicar para que sea efectiva.
Para empezar, debemos de conocer que esta herramienta tiene su origen en Japón. Fue desarrollada por Sakichi Toyoda y adoptada dentro del sistema de producción Toyota (TPS) como parte de sus esfuerzos en trabajar la mejora continua (kaizen). Esta herramienta de «los 5 por qué» se utiliza para explorar las causas raíz de un problema específico mediante la repetición de la pregunta ¿por qué?
El objetivo que tenemos con esta herramienta es muy simple, preguntar de una manera sucesiva ¿por qué? hasta que se consiga identificar las causas origen de un problema. Esto habitualmente nos va a requerir entre tres y cinco rondas de preguntas.
La herramienta de «los 5 por qué», nos es muy útil cuando enfrentamos problemas que involucran procesos y sistemas interpersonales. En situaciones donde una solución de fondo puede ser identificada y aplicada para prevenir que se vuelva a repetir el problema es ideal el utilizar esta herramienta. Por tanto podemos recomendar el uso de esta herramienta en:
- Cuando queremos analizar fallos o defectos en productos y servicios
- Para la resolución de problemas operativos y de servicios
- En la mejora de procesos y procedimientos
- Para la gestión y control de calidad
Para utilizar esta herramienta:
- Identificación del problema. Tener una descripción clara y específica del problema que se tiene que afrontar. Cuanto mas específico se sea en la descripción, mas efectiva va a ser la herramienta
- Pregunta el Primer «¿Por Qué?». Pregunta por qué ocurrió el problema. Esta primera respuesta nos debe de conducir a la siguiente pregunta.
- Pregunta «¿por qué?» hasta cuatro veces más. Se debe de continuar preguntando «¿por qué?» para cada respuesta secuencial que se vaya recibiendo. No todas las situaciones van a requerir cinco «por qué» para llegar a la causa raíz; algunas pueden necesitar más, otras menos.
- Identificación de la causa raíz. Habitualmente se va a llegar a un punto donde no hay más respuestas o donde la próxima causa es fuera de control del proceso. Ahí es donde usualmente se encuentra la causa raíz.
- Implementación de soluciones. Una vez que se ha identificado la causa raíz, se debe de desarrollar un plan de acción para abordar esta causa raíz y prevenir que el problema inicial se repita.
El procedimiento para utilizar esta herramienta sería el siguiente:
- Se reúne al equipo de personas que estén familiarizadas con los detalles del problema que tenemos que analizar
- Se define el problema de una manera clara y específica. Hay que asegurarse que el equipo involucrado está enfocado en el problema, no en los síntomas que produce el problema.
- Se realiza una tormenta de ideas entre los integrantes del equipo, normalmente utilizando un diagrama causa efecto.
- Se recomienda hacer anotaciones en una pizarra o en una hoja de papel para el registro de las respuestas cada vez que se ha preguntado ¿por qué? De esta manera todo el equipo puede ver el proceso que se está siguiendo en el análisis.
- Se debe evitar saltar a las conclusiones de una manera precipitada. Si se tiene una cadena de «porqués» que parece llevar en la dirección equivocada, se debe de volver atrás y seguir otra cadena de razonamiento.
- Identificada la causa raíz, el equipo debe de discutir con el fin de acordar las medidas correctivas que se deben de implementar.
La herramienta de «los 5 por qué» pese a ser sorprendentemente simple, su poder radica en su habilidad para forzar a los involucrados a profundizar hasta llegar a la verdadera fuente del problema. Al utilizar esta técnica, las empresas pueden evitar las soluciones superficiales que solo sirven como parches temporales y, en su lugar, implementar cambios que realmente abordan las causas raíz.
Dejo aquí dos imágenes con ejemplos de aplicación sencillos de esta herramienta obtenidos de internet
Fuente https://www.progressalean.com/5-porques-analisis-de-la-causa-raiz-de-los-problemas/
