Continuamos con el ciclo de post en el que tratamos el ciclo S&OP y en hoy tratar de la cuarta fase de este ciclo que es la reunión o reconciliación de planes.
Esta fase de reunión de planes dentro del ciclo S&OO, es vital para poder asegurar que los planes de oferta y demanda tengan la alineación correcta y que las posibles discrepancias entra ambos se resuelvan de la manera mas efectiva. Esta tiene como misión actuar como puente entre la planificación de la demanda y la oferta, ayudando a facilitar la toma de decisiones estratégicas que permitan a la empresa cumplir con sus objetivos. El proceso de esta fase es el siguiente:
- Identificación de desviaciones. El primer paso en la conciliación de planes es identificar que desviaciones tenemos entre los planes de demanda y oferta. Esto va a implicar comparar los pronósticos realizados de demanda con las capacidades de producción y suministro planificadas con el fin de identificar las áreas donde la demanda supera la oferta o al revés. Cuando hacemos esta comparación podemos ver los puntos críticos que requieren atención y ajuste
- Análisis de causas raíz. Cuando ya están identificadas las desviaciones, hay que realizar un análisis de causas raíz para poder entender por qué existen estas discrepancias.. Esto puede llevar a que se tengan que revisar los supuestos realizados en los pronósticos de la demanda, evaluar la precisión de los datos de capacidad de producción, o identificar posibles interrupciones en la cadena de suministro. Cuando mejor entendamos las causas raíz mejor se van a desarrollar soluciones efectivas.
- Evaluación de opciones de ajuste. Una vez entendidas las causas de las desviaciones, lo siguiente es evaluar que opciones tenemos disponibles para ajustar los planes de demanda y oferta. Aquí podemos incluir:
- Ajustes de la producción. Cambios en la programación de producción, aumento de horas de trabajo, aumento de turnos para aumentar la capacidad
- Gestión de inventario. Posibilidad de utilizar el inventario de seguridad para cubrir las brechas temporales en la oferta, también podemos ajustar los niveles de inventario para anticiparse a cambios en la demanda
- Flexibilización de la demanda. Deberemos de trabajar con los equipos de ventas y marketing para influir en la demanda tanto en el momento como en la magnitud, realizando ajustes en la estrategia de precios o promociones
- Colaboración con proveedores. Posibilidad de negociar con los proveedores para mejorar la disponibilidad de materias primas o reducción de tiempos de entrega
- Desarrollo de planes de acción. Teniendo la base en la evaluación de opciones, se deben de desarrollar planes de acción específicos para atajar las desviaciones identificadas. Estos planes deben de incluir medidas concretas, responsables designados para su implementación y planificaciones para su ejecución. Estos planes deben de ser realistas y factibles, considerando las capacidades y recursos disponibles de la organización
- Alineación interdepartamental. La conciliación de planes nos va a requerir una estrecha colaboración entre los diferentes departamentos de la empresa (operaciones, ventas, marketing, finanzas…), y es necesario que todos los departamentos estén comprometidos con los planes de acción desarrollados y además, que entienda el papel que deben desempeñar.
- Revisión y aprobación ejecutiva. La dirección ejecutiva de la empresa debe de aprobar los planes de acción antes de su implementación. De esta manera aseguramos que los ajustes que se han propuesto están alineados con los objetivos estratégicos de la empresa y se han considerado todas las implicaciones operativas y financieras.
- Monitorización y ajuste continuo. Cuando se han implementado los planes de acción, hay que monitorizarlos para evaluar su efectividad y realizar ajustes adiciones según sea necesario. Como todos sabemos los entornos de negocio son dinámicos y los planes de demanda y oferta pueden necesitar ajustes frecuentes para mantenerse alineados con las condiciones cambiantes del mercado y los objetivos de la organización.
Como conclusión podemos decir que esta fase del ciclo S&OP garantiza la cohesión entre la planificación de la oferta y la demanda. Al identificar y resolver proactivamente las desviaciones entre estos planes, las organizaciones pueden mejorar su capacidad para cumplir con la demanda del mercado de manera eficiente
