En la entrada anterior de este blog, hablaba de ¿Qué es un cuadro de mando? y como continuación tenemos que hablar del dato. Para empezar, podemos decir que un cuadro de mando sin datos, solo serían gráficos y tablas vistas en un papel o en una pantalla sin ningún tipo de sentido.
En muchas ocasiones se ha escuchado el símil para indicar que los datos son piezas de un puzle. Si cada pieza del puzle es importante para poder entender la imagen completa, cada uno de los datos que tenemos en el cuadro de mando es importante para entender la situación de la empresa. De la misma manera que en un puzle una pieza rota o faltante hace que la imagen final no se vea correctamente, ocurre lo mismo con un dato erróneo o faltante en el cuadro de mando, que no la situación de la empresa no la vamos a poder ver de manera correcta.
Los datos que se utilicen en un cuadro de mando deben de ser confiables, pues si son confiables podemos tomar buenas decisiones, y ¿qué quiere decir que son confiables? Pues, además saber su origen para saber que este es confiable, deben de reunir las siguientes características:
- Actuales, esto quiere decir que deben de ser refrescados con frecuencia (se debería definir la frecuencia de cada indicador) para que reflejen la situación real de la empresa (si queremos saber la situación de la empresa o de un área de la misma hoy, no vale tener datos de hace un mes).
- Únicos, es decir, cada dato representa una cosa y no es posible que un dato represente dos cosas distintas. Siguiendo con el símil del puzle, no podemos tener dos piezas iguales para hacer el mismo puzle
- Completos, con todos los datos proporcionados debe de poder reflejarse la situación completa de la empresa
- Correctos, aquí nos referimos a la precisión y exactitud que debe de tener cada uno de los datos.
Es clave que todos los empleados de la empresa entiendan la importancia de los datos. Con esta premisa, comprenderán que los datos que proporcionan son utilizados para la toma de decisiones que afectan al funcionamiento de la empresa. Algunos consejos para que los empleados se conciencien de la importancia de los datos podrían ser:
- Mostrar como los datos ayudan a la dirección de la empresa a la toma de decisiones
- Involucrar a los trabajadores en todo el proceso de recopilación y analítica de datos
- Enseñar como se utilizan cada uno de los datos en el cuadro de mando
Esto hará que se mejore la calidad de los datos que estamos utilizando en nuestro cuadro de mando, y por tanto la empresa podrá tomar mejores decisiones para su futuro.
Al final, con los datos construimos ese cuadro de mando que sirve para la empresa para tomar decisiones. Este cuadro de mando, al igual que una casa, debe estar sostenido sobre pilares sólidos, con ladrillos cada uno en su posición y sin estar duplicados, que nos permitan tener confiabilidad para que las decisiones que se tomen con los datos sean las mejores posibles para la empresa.
