Seguimos con el ciclo de post en el que tratamos el ciclo S&OP y en esta ocasión vamos a hablar de la tercera fase de este ciclo que es la elaboración del plan de la oferta.
De cara a determinar en una empresa como se puede cumplir de manera efectiva con la demanda que tiene proyectada, la fase de elaboración del plan de la oferta dentro del ciclo S&OP se tiñe como una fase crítica. En esta etapa tenemos que poner el foco en evaluar y planificar cuales son las capacidades de producción, los recursos que tenemos disponibles y que necesidades de inventario tenemos para poder satisfacer las expectativas que tienen ventas y marketing, y no solo eso, mantener al mismo tiempo de manera alineada los objetivos financieros y operativos de la empresa. En muy pocas palabras estamos hablando de mucho trabajo y trabajo que no es sencillo. Esta fase del ciclo S&OP la podemos detallar en los siguientes pasos.
- Evaluación de capacidad y recursos. Para la elaboración del plan de oferta, el primer paso es la realización de una evaluación detallada de la capacidad de producción que tiene en la actualidad la empresa. Para ello se tiene que hacer la revisión de:
- Capacidad de las instalaciones. Aquí se tiene que evaluar las posibles limitaciones físicas de la fábrica o planta, el espacio, la maquinaria y por su puesto la tecnología disponible.
- Mano de obra. Analizar que disponibilidad de personal cualificado se dispone y que necesidades de formación o contratación van a ser necesarias.
- Materiales: Ver la disponibilidad que vamos a tener tanto de materias primas como de componentes. Aquí se tiene que incluir también la revisión de los tiempos de entrega de los proveedores y el grado de confiabilidad que tendemos en la cadena de suministro
- Capacidad financiera. Que recursos financieros tiene disponibles la empresa para poder soportar las operaciones que se pretende incrementar, las inversiones necesarias o las nuevas necesidades de inventario.
- Análisis de las restricciones. El tener identificadas las restricciones operativas es necesario para poder desarrollar un plan de oferta que sea realista. Las restricciones pueden incluir restricciones en el suministro de materias primas, limitaciones financieras o restricciones en la capacidad de producción. El entender estas restricciones va a permitir a la organización el poder desarrollar estrategias con el fin de disminuir los riesgos y optimizar la producción
- Desarrollo de escenarios. Como es obvio, el futuro es incierto, y por ello es conveniente el desarrollo de varios escenarios de oferta tomando como base diferentes niveles de la demanda proyectada. Aquí podemos incluir escenarios probables, optimistas y pesimistas. Se deben de planificar las acciones que correspondan a cada escenario y en las que se incluyan ajustes en la producción, cambios en la programación o la posible utilización de empresas subcontratadas.
- Planificación de la producción. Con la base en la evaluación de la capacidad y los diferentes escenarios desarrollados, se debe de proceder a planificar la producción. Esto va a implicar el determinar lo siguiente:
- Programación de la producción. Hay que definir los calendarios de producción para cumplir con los pronósticos de demanda teniendo en cuenta las restricciones que hemos identificado.
- Gestión del inventario. Hay que planificar los niveles de inventario que sean necesarios para soportar la planificación programada, incluyendo las estrategias para gestionar el inventario de seguridad y el inventario en proceso.
- Necesidades de compra. Hay que identificar las necesidades de compra de materiales y la programación de órdenes de compra para poder asegurar la disponibilidad de materia prima.
- Colaboración con proveedores. El tener una buena colaboración con los proveedores es básico para que nuestra cadena de suministro pueda soportar el plan de oferta planteado. Esto va a traer consigo el tener negociaciones con los proveedores con el objetivo de tener aseguradas las posibles capacidades de producción adicionales, la mejora de los tiempos de entrega o el poder tener garantías de tener unas materias primas y semielaborados a precios competitivos
- Evaluación financiera. Con el plan de oferta propuesto, el realizar una evaluación financiera, nos asegura tener una alineación entre plan de oferta y objetivos financieros. Aquí incluimos analizar los costes de inventario, el impacto de los costes de producción y las inversiones.
- Ajuste y alineación. El plan de oferta que se ha preparado, debe de ser revisado y ajustado de manera regular con el fin que se vean reflejados los posibles cambios en la demanda, en el mercado o en las propias capacidades internas. Que el plan de oferta esté alineado con el plan de demanda es básico y que cualquier discrepancia se analice con la colaboración de los equipos de ventas, operaciones, marketing y finanzas.
Como resumen final podemos decir que, la elaboración del plan de oferta es un proceso complejo, al igual que la elaboración del plan de demanda y que nos va a requerir una comprensión detallada de las capacidades de producción, las restricciones en el área de operaciones y las necesidades de inventario.
