En la entrada anterior, empezábamos a hablar del ciclo S&OP. Lo hacíamos a modo de introducción. Se indicaba que el ciclo S&OP se divide habitualmente en cinco fases. Vamos a describir aquí con un poco mas de detalle la primera de esas fases que es la recopilación de datos.
La fase de recopilación de datos es muy importante en el ciclo S&OP y se tiene que tomar como base para todas las decisiones y estrategias que se marquen posteriormente. La criticidad de esta fase es debida a que la calidad y precisión de los datos recopilados, van a afectar a posteriori en la efectividad del proceso S&OP.
Dentro de la recopilación de datos, el primer paso que tenemos que dar es identificar las fuentes de las que vamos a sacar esos datos que van a ser relevantes para todo el proceso. Estas fuentes de datos pueden tener muy diversos orígenes, como el sistema de gestión de la empresa (ERP), sistemas de gestión de clientes (CRM), bases de datos financieras, datos de gestión de inventarios… Lo mas importante es asegurar la confiabilidad de las fuentes de datos, además de que estén actualizadas, con el fin de tener la mejor visión de la situación actual de la empresa de cara a iniciar el proceso S&OP.
Cuando ya tenemos identificadas las fuentes de datos, el siguiente paso que tenemos que dar es obtener los datos específicos para el proceso S&OP. Esto va a incluir
- Pronósticos de ventas. El tener estimaciones de ventas futuras, tomando como base el análisis de tendencias, datos de mercado y entradas de los equipos de ventas y marketing
- Datos de ventas históricas. Es necesario tener información detallada sobre ventas pasadas, no solo en cantidad, también en tendencias estacionales, patrones de demanda…
- Capacidad de producción. Conocer que capacidad de producción se dispone, incluyendo por supuesto limitaciones de maquinaria, mano de obra y espacio disponible.
- Niveles de inventario. Hay que disponer de información actualizada de inventarios disponibles, tanto de materias primas, como de productos en proceso y productos terminados
- Datos financieros. Hay que recopilar datos de costes, presupuestos, proyecciones financieras relevantes para la planificación
- Información de proveedores. Aquí nos referimos a tiempos de entrega, capacidad de los proveedores, confiabilidad de los proveedores, además de posibles riesgos en la cadena de suministro
Con los datos recopilados, se debe realizar un primer análisis para identificar si tenemos alguna inconsistencia, brecha o incluso alguna tendencia relevante. Este primer análisis nos va a ayudar a entender mejor el entorno operativo en el que se mueve la empresa y preparar mejor el terreno para poder desarrollar pronósticos mas precisos.
Antes de dar el siguiente paso, es importante la verificación de la calidad de los datos que se han recopilado. Esto va a implicar la necesidad de revisar la precisión, consistencia y la actualidad de los datos. Cualquier error o tener datos no actualizados, puede llevar a tomar malas decisiones en etapas posteriores del proceso S&OP. Para hacer la validación de los datos es posible que se requiera hacer una verificación cruzada de diferentes fuentes de información, e incluso volver a actualizar los datos para reflejar una situación mas actualizada.
Una vez tengamos los pasos anteriores validados, debemos integrar los datos de las diversas fuentes para consolidarlos en un formato que será el que va a utilizar el equipo de S&OP. Para este paso es posible que se requiera el uso de herramientas de software especializadas en el tratamiento de grandes volúmenes de datos para facilitar el análisis y la visualización (aquí podemos citar por ejemplo la herramienta Power BI que es quizá la mas conocida). Con la consolidación efectiva de los datos, nos aseguramos que todos los participantes en el proceso S&OP tienen acceso a una única fuente de datos, lo que nos va a facilitar, no solo la colaboración entre el equipo, también la toma de decisiones de manera informada.
Para terminar, hay que decir que la recopilación de datos del ciclo S&OP, es un proceso complejo y que hay que realizar de manera meticulosa, además de hacerlo con mucha atención y un gran enfoque. Cuando aseguramos que esta fase se ejecuta con precisión, las empresas pueden establecer una base sólida de cara a la planificación y toma de decisiones estratégicas, lo que se va a traducir en una mejor alineación entre las ventas y las operaciones, el ser mas eficientes de manera operativa y por tanto un mejor rendimiento financiero.
