En el post anterior, hablaba de las fases de un proceso de consultoría. Se indicaba que, en general, la primera fase de todo proyecto de consultoría consiste en la identificación de necesidades y objetivos, pues bien, vamos a dedicar esta entrada a desarrollar un poco mas en detalle en que consiste esta fase.
Para empezar, hay que decir que la fase de identificación de necesidades y objetivos es muy importante de cara a sentar correctamente las bases del proyecto de consultoría que queremos llevar a cabo.
El objetivo principal de esta fase es establecer una sólida base para el proyecto de consultoría, alineando las expectativas del cliente con las capacidades y el enfoque que pueda proporcionar la consultora, para asegurar que ambas partes tienen claro el objetivo a lograr.
Para que este proyecto de consultoría sea un éxito, en esta fase tenemos que trabajar en los siguientes puntos:
- Reunión inicial. El proyecto comienza con una reunión entre los representantes de la empresa y el equipo de consultores encargado de realizar el proyecto. En esta reunión la comunicación debe de ser muy clara y precisa de cara a que los consultores puedan conocer las expectativas, retos y objetivos que tiene la empresa.
- Análisis preliminar. Después de la reunión inicial, los consultores realizan un análisis preliminar de la situación de la empresa. En este análisis se revisan documentos del tipo de análisis financieros, estrategias previas, informes internos de la empresa. El objetivo de este punto es que el equipo de consultoría pueda entender lo mejor posible el contexto en el que se mueve la empresa y su manera de operar.
- Definición de necesidades y objetivos. El equipo de consultores necesitan tener información detallada de cada una de las áreas problemáticas, objetivos que busca la empresa, oportunidades de mejora… Esto implica trabajar con el equipo de la empresa realizando las preguntas clave y necesarias de cara a definir los objetivos del proyecto. Estos objetivos se trabajarían con la metodología SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales).
- Evaluación de recursos. En este punto, la consultora evalúa que recursos dispone la empresa cliente (personal, tecnología, procesos, sistemas…). De esta manera se comprende mejor si la empresa cliente tiene algún tipo de limitaciones o que posibilidades tiene de cara a que las estrategias a diseñar por el equipo consultor sean lo mas realistas posibles.
- Definición de alcance y limitaciones. Uno de los puntos mas importantes de esta fase, es la definición del alcance del proyecto de consultoría, así como establecer si hay alguna limitación que pueda afectar a su correcto desarrollo. Aquí se incluye definir que aspectos entran dentro del ámbito de responsabilidad de la consultora y cuales quedan fuera, así como el conocer si hay algún tipo de restricción que pueda afectar.
En todos estos puntos es importante que la empresa cliente proporcione acceso a información relevante, sea transparente en sus objetivos y que esté abierta a recibir nuevas ideas y posibles cambios. Por parte de la empresa consultora además de su capacidad analítica y enfoque estratégico que se le presuponen, es necesario una escucha activa al cliente para proporcionar soluciones efectivas y adaptadas a la empresa.
